Acquisire e conservare grandi masse di documenti? Ecco l’innovazione nella gestione documentale e fatturazione elettronica!

Nel caso in cui si vuole rendere la propria azienda competitiva sul piano dell’efficienza, tempestiva e nel contempo mantenere i costi contenuti, allora si dovrà ricorrere alla gestione documentale e alla conservazione documenti.

Gestione documentale: acquisizione e conservazione dei documenti

Questa soluzione consente di archiviare ed esaminare i dati molto facilmente, mantenendo il processo di conservazione in rispetto della norma vigente del caso. I documenti saranno archiviati automaticamente, tramite un software specifico per la gestione dei documenti e saranno gestiti mediante delle applicazioni, mentre quelli esterni sarà possibile consultarli dal file system o tramite scanner. In seguito potranno essere ricercati attraverso delle funzioni che permettono di visualizzare i documenti archiviati e tutti quelli inerenti ad essi, ad esempio consultando un F24 si accederà anche alle ricevute di pagamento correlate.

La gestione documentale include un modulo di gestione fascicoli, dove vengono inseriti i documenti tramite scanner oppure utilizzando la modalità drag & drop, cioè trascinandoli direttamente dal desktop, in modo tale da archiviare i documenti in fascicoli virtuali. La progettazione e la realizzazione viene eseguita in tutta semplicità, seguendo il wizard su schermo, utilizzando pochi click del mouse. Le solide strutture informatiche guidano l’acquisizione e la conservazione di un grande numero di documenti ed indici, allo stesso tempo un front-end web e mobile responsive consente di effettuare ricerche da qualsiasi dispositivo, anche mobili. Il vantaggio ricevuto dalla gestione documentale non riguarda solamente l’azienda, infatti sarà possibile inviare i documenti archiviati direttamente a gruppi di clienti o dipendenti, non solo per email ma anche creando un’area internet privata dove divulgarli, con la possibilità di notificare la pubblicazione ai destinatari. Inoltre alcune aziende uniscono alla gestione documentale la firma grafometrica, che permette di avere un documento firmato senza avere necessariamente la copia cartacea.

Conservazione digitale: tracciare e reperire i documenti

La conservazione digitale completa il servizio di gestione documentale tramite procedure automatiche, guidate da un wizard per facilitarne l’uso. I documenti che saranno conservati andranno selezionati, dopodiché verrà apposta la firma digitale e generato il pacchetto di versamento. Infine verrà terminata la procedura inserendo la marca temporale, con annessa la firma del responsabile della conservazione. I moderni sistemi di conservazione sono complesse strutture di software capaci di avere:

  • una rappresentazione del fatto, fornendo informazione;
  • una capacità di conservare la propria informazione descrittiva;
  • una classificazione dei record presenti, dei metadati e di come sono strutturati, oltre ai legami con sistemi differenti;
  • un modello di archiviazione in regola con le norme italiane del caso e con le recenti regole tecniche;
  • una molteplicità di relazioni tra record seguendo metodologie specifiche;

Per arrivare ad avere un’organizzazione ideale di tutti i processi, informativi e distributivi, in modo tale da tenere:

  • la tracciabilità e la reperibilità di ogni documento;
  • la disponibilità illimitata di tutti i documenti in piena sicurezza;
  • la riduzione a zero dei momenti infruttuosi, quindi un abbassamento dei costi (riducendo il numero dei lavoratori impegnati per sviluppare questo processo e tenerlo sotto controllo), e una crescita della produttività.

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *